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关于印发《西安医学高等专科学校学历证书管理及毕业手续办理规定》的通知
2018-05-30 10:03   审核人:

各部门:

根据《普通高校学生管理规定》(教育部令第41号)文件精神,为进一步规范我校学生学籍管理,严格执行学生学历证书管理及毕业手续办理程序,我校制定了《西安医学高等专科学校学历证书管理及毕业手续办理规定》,现将该规定印发给你们,请结合实际做好学生学历证书管理及毕业手续办理相关工作。

附件:西安医学高等专科学校学历证书管理及毕业手续办理规定

(此页无正文)

西安医学高等专科学校  

                                                                        2018年5月9日

                                                                               

西安医学高等专科学校办公室              2018年5月9日印发

附件

西安医学高等专科学校学历证书管理

及毕业手续办理规定(暂行)

为了进一步规范我校学生学籍管理,严格学生毕业证书及相关毕业手续的办理程序,根据《普通高等学校学生管理规定》和《西安医学高等专科学校学生管理规定》,特制定本规定。

一、学历证书的管理

普通高等教育学历证书是由学校发给学生受教育程度的凭证,维护国家学历教育制度和学历证书的严肃性,保证高等教育的质量和规格是加强学历证书管理重要要求。

(一)学历证书的分类

普通高等教育学历证书分为毕业证书、结业证书、肄业证书(写实性学习证明)三种

(二)学历证书的取得

学历证书是按国家规定招生时确定的办学类型和学习形式录取,入学后经入学资格审核合格,注册取得学籍的学生,完成某一阶段或者全部计划规定的学业(理论课程和实践课程)后,根据考试(考查)的结果(肄业证除外),取得相应的学历证书。

(三)学历证书所具备的内容,均应按照学生录取时填报的个人信息填写、颁发学历证书级其他学业证书。学生在校期间变更姓名、出生日期、身份证号等个人信息的应当有合理、充分的理由,并且提供有法定效力的相关证明文件和材料,经学校教务处学籍科审核查实,可予以修改。对存疑的学生信息问题,需要学生生源地教育行政部门或省级招生部门予以协助核查的,由学校正式发函请求协查,协查的结果可作为是否修改的要件。

1.毕业证书应具备以下内容:

1)毕业生姓名、性别、出生日期、学习起止年月;

2)学制、专业、层次(专科或五年一贯制);

3)贴有本人免冠照片并加盖学校骑缝钢印;

4)学校名称及印章,校(院)长签名;

5)发证日期及证书编号。

2.结业证书应具备以下内容:

1)结业生姓名、性别、出生日期、学习起止年月;

2)学制、专业、层次;

3)贴有本人免冠照片并加盖学校骑缝钢印;

4)学校名称及印章,校(院)长签名;

5)发证日期及证书编号。

3.肄业证书(写实性学习证明)应具备以下内容:

1)肄业生姓名、性别、出生日期、学习起止年月;

2)学制、专业、层次;

3)学校名称及印章,校(院)长签名;

4)发证日期。

(四)毕业证书的获得

1.毕业条件:凡在我校取得正式学籍的学生,在规定时间内完成教学计划规定的学业课程,经考试(考查)成绩合格,操行评定良好,并且体育测试考核达标,并按国家规定学费标准如数缴纳学费或完善相关手续后,准予毕业,办理毕业证书。

2.毕业信息确定:学生处在学生即将进入实习前,组织各系(部)核对本届毕业生文字信息及照片信息。

1)文字信息:所采集信息必须以纸质和电子版两种形式上报,纸质信息表须经学生本人签字、辅导员签字、系主管领导签字,由系统一盖章后和电子版信息一并交教务处学籍科审核汇总,以保证毕业生信息录入的准确。

2)照片信息:专科毕业生必须经新华社照相,在学生毕业前统一由教务处组织采集,系(部)配合。因特殊原因未能按时照相者,必须于毕业前三个月到新华社陕西省分社自行采集。

3.三处联审制:毕业证书办理采取就业指导中心、教务处、财务处三处联审。

1)教务处学籍科在每年5月1日之前,对拟毕业学生分类、分专业按班级学号顺序制做毕业生联审表。

2)教务处考务科对毕业学生成绩进行审查,5月15日以前完成审查工作,对成绩合格的学生由教务处长签章。成绩不合格者不予签章,详细登记其门数和科目,并列表造册。联审表审查签章完由教务处转交财务处审查。

3)财务处对学生缴费情况进行再次统计,对如数缴纳学费的学生由财务处处长在联审表上签章。对欠费学生不予签章,进行登记后并详细标出所欠数额,制表造册以书面形式交教务处。财务处5月25日以前完成联审表的审查,转交就业指导中心。

4)就业指导中心对学生实习情况进行审核,实习合格者,由就业指导中心主任在联审表上签章。实习未达标或者未达到实习规定时间者,另行造册附联审表后,于6月5日前转交教务处。

5)教务处接收到联审表后报主管校长审核,对符合毕(结)业条件的学生由主管校长审核批准。

6)教务处6月10日前将联审表报校长审核,对符合毕(结)业条件的学生由校长审核批准。

7)教务处按实有毕业学生数到陕西省教育厅就业高校就业指导中心领取毕(结)业证芯,办理毕业证打印工作。

8)教务处于6月20日前开始办理符合条件的毕(结)业证,就业指导中心办理报到证(具体时间遵照上级部门规定时间)。

9)毕业学生在毕业当年6月15日前,将签署完善的就业协议书交就业指导中心办理就业报到证。

4.学校档案室依据教务处提供的毕业生联审名单,核对录取审批情况、学籍异动情况,对于经就业处处长、教务处处长、财务处处长、主管校长、校长签章的符合毕(结)业条件的学生档案进行封装。毕业证办理完后,将完善的毕业生联审表留档案室归档。

(五)结业证书的获得

1.凡在我校取得正式学籍的学生,在规定时间内完成教学计划规定的学业课程,经考试(考查)存在一门以上三门以下课程(包括实习)不合格,或者体育测试考核未达标,准予结业,办理结业证书。

2.获得结业证书的毕业生,可采取离校自学的重修形式进行学习或锻炼,限时一年,可跟随下一届毕业生参加相应科目课程的清考,考试合格者随下一届学生由结业换发毕业证书。考试仍不合格可再离校自学重修一年,结业超过两年,仍未达到毕业条件的,学校将不再予以换发毕业证书。

3.结业证书换发毕业证书

1)由结业生在完成相应科目课程清考后,且考试合格,向学校提出书面申请(申请内容包含本人信息,原班级、专业、结业证编号,申请事由并附清考科目成绩单等),结业证原件、身份证原件(复印件)、近期免冠照片(小二寸蓝底4张)和同底电子照片。

2)以上所有材料于毕业当年的6月15日前交至教务处学籍科。

3)结业换发毕业证书,原结业证书用于换发毕业证书使用,换证后先在学信网上学历注册中的“换证”栏中予以标注,再对纸质证书予以更换,换发的毕业证在学制、学习起止年月以及证书编号不发生变更,毕业证落款日期为当前换证时间。

(六)肄业证书(写实性学习证明)的获得

凡在我校取得正式学籍的学生,在校学习满一学年(即两个学期)以上退学的学生,办理完退学手续后,由学校教务处给其颁发肄业证或写实性学习证明,以证明学生在我校有就读经历。

二、相关离校手续的办理

学生离校手续的办理是一项严肃而复杂的工作,需要多个部门协同参与,共同完成。各相关部门要按照本规定要求,按时完成各项工作。为保证实习学生离校手续的正常办理,各有关处室人员在接到办理上一程序的处室转交来的资料时,要注明收件日期及处理人,以备核查及处理。

(一)学生处应在全部理论课学习结束时日的三十天前(即实习前),将本届实习学生名单分班级报教务处、财务处、就业指导中心、总务处、图书馆等。

(二)教务处负责提供学生成绩信息。

1.毕业前补考:毕业前补考安排在毕业当年最后一学期的第五周进行(具体时间另行通知)。下列情况可参加毕业前补考:实习前一学期考试、考查不及格科目;正常考试时因特殊原因经教务处批准暂缓考试的科目;正常补考不及格符合重修条件且重修期满的科目。考试作弊原则上不予补考,对确有悔改表现,经教务处审查批准毕业前给一次补考机会。

2.经毕业前补考仍有七门(含七门)以上不及格者,发给相关学习证明,劝其退学。四门(含四门)-六门(含六门)不及格者不办理毕业证书,予以留级,留级学生随下届跟班学习,并足额缴纳一年的学费,符合毕业条件的,随下届学生办理毕业手续。经毕业前补考仍有1-3门不及格者可参加由教务处在学生毕业前组织的清考,合格者发放毕业证书,仍不合格者发放结业证书,不及格科目须单科重修,重修采取自学形式,时限一年,重修期满随下届学生参加考试,考试合格者随下一届学生由结业换发毕业证书。

3.在每年6月10日以前,按学籍管理规定,将确定留(降)级、结业的学生名单,报请学校校长办公会议研究确定后下发文件,并由教务处在6月15日以前通知学生本人。

4.在毕业当年6月10日前将毕业生毕业成绩单发放到各系,由各系完善毕业生档案。

(三)就业指导中心协同各系做好学生就业相关工作。

1.就业指导中心在学生实习离校前一个月内发放毕业生就业协议书及灵活就业合同,协同系认真组织并指导学生正确使用。在毕业前签订正式就业协议的毕业生应最迟在毕业当年6月10前将签好的就业协议书交各系,各系于6月15日前统一上交就业指导中心,以便及时给学生办理就业报到证。签订正式就业协议的毕业生由各系对就业单位进行备案,做好毕业生的跟踪调查。在毕业前未签订正式就业协议的毕业生,在领取毕业证时应及时将灵活就业合同上交各系,由各系统一交就业指导中心,以便及时将我校毕业生就业率统计上报省教育厅。

2.未在毕业当年6月15日前找到工作的毕业生,报到证派回原籍。

(四)图书馆在学生实习前一个月内通知各系办理毕业班级学生退还图书及图书证手续。如学生在实习期间需借阅图书,应在结束实习前一个月内办理退还图书及图书证手续。图书馆最迟在毕业生返校领取毕业证之前全部办完学生还书及图书证的退还手续。

(五)保卫处做好实习生离校前的检查工作,对离校审批表检查收回。

(六)总务处在学生进入实习前即可办理公物押金退清手续,最迟在学生实习离校前全部办完退清手续。

(七)财务处应根据学生处提供的名单,除利用寒暑假前催缴外,必须在学生进入临床实习前的20天前,整理完毕业学生欠费名单和数额,通过学生处向各系发放催款通知单,注明缴费时间和处理办法。并通知就业指导中心暂不予安排实习。

(八)各系做好学生实习与毕业的相关工作

1.毕业生毕业当年的5月15日前应将完善的学生实习鉴定册交至所在系,各系汇总后交至就业指导中心。

2.各系在5月15日前负责收缴毕业生毕业设计(论文),各系汇总后报教务处。同时,按时按要求完善毕业生档案材料,加强毕业生离校时的安全教育等。

三、毕业证书的发放工作安排

(一)毕业生返校领取毕业证的时间定于每年7月1日(如有变化提前通知)。

(二)毕业证书必须指定专人发放,谁发证谁负责。教务处将符合条件的毕业生证书以系(班)为单位于7月25日前转交财务处并做好毕业证的交接手续,并将学生不能按期发放毕业证的原因告知财务处、各系,各系明确学生不发证的原因,做好相关解释及处理工作。

(三)有下列情况之一者毕业证书暂缓发放:

1.未进行毕业图像采集;

2.未进行毕业图像校对工作;

3.档案材料不齐全,需要补充材料;

4.毕业信息存在错误,无法正常发放的;

5.其他影响毕业证办理或者发放的原因。

(四)毕业证、报到证的发放由财务处安排,档案的发放由档案室负责,组织关系的迁转由党委组织部负责,户口迁转由学校户籍室负责,采取集中发放,整体发放工作由学校办公室负责协调,人事处负责协助。

(五)集中发放工作结束后,回校领取毕业证的同学,可在每周的周三到财务处办理领取毕业证的手续,前往其他部门办理其他手续。

四、毕业证明书的办理

(一)学生毕业证,在毕业后出现遗失、损毁、污损等情况的,由学生本人写出申请,提供登报遗失声明(市级以上报纸刊登)、学信网学历证明、个人近期免冠证件照4张(蓝底小二寸照片)及其他有关证明材料。

经教务处学籍科核查后,填写《西安医专补办毕业证(证明)申请表》,经相关处室及领导签字后,方可办理。其他事宜参照陕西省教育厅《毕业证明书补办要求》。

(二)报到证的补办:专科毕业生遗失报到证的,由学生本人写出申请,在省级以上报刊上刊登“遗失声明”,同时由毕业生就业主管部门(或用人单位)和学校出具遗失证明。在择业期内,由学校统一办理,补发报到证,超过择业期,只开具报到证证明信。

五、工作要求

毕业证及毕业手续的办理、毕业证的发放是一项严肃、细致的工作,各相关处室、系(部)必须明确责任,责任到人;必须按时按要求完成各自的工作,出现差错要实行登记,并追究责任人及主管领导的责任。

六、本规定自公布之日起执行,教务处负责解释。

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